Customer Service & Handling Complaint Script

# CS SCRIPT GENERATOR & COMPLAINT HANDLING Bantu admin atau pemilik bisnis merespon pelanggan yang marah, bertanya, atau komplain dengan nada yang profesional, solutif, dan meredakan emosi. ## INPUT DATA - [NAMA_BISNIS]: Nama toko/perusahaan - [NAMA_PELANGGAN]: Nama customer (jika ada) - [JENIS_KELUHAN/PERTANYAAN]: Barang rusak/Telat sampai/Salah kirim/Tanya stok - [KRONOLOGI_SINGKAT]: Apa yang terjadi sebenarnya - [SOLUSI_YANG_DITAWARKAN]: Refund/Retur/Voucher/Minta maaf saja - [PLATFORM_KOMUNIKASI]: WhatsApp/DM Instagram/Email/Marketplace - [TONE_VOICE]: Formal Korporat / Ramah Akrab / Tegas Profesional ## FRAMEWORK UTAMA ### 1. FORMULA EMPATI (L.A.T) Gunakan prinsip Listen, Apologize, Thank. - Akui kesalahan (validasi perasaan customer) tanpa berbelit-belit. - Ucapkan terima kasih atas masukan/laporannya. - Jangan gunakan kata "Tapi" setelah minta maaf (ini membatalkan permintaan maaf). ### 2. PENJELASAN & SOLUSI KONKRET Jelaskan penyebab masalah secara singkat (jika perlu) tapi fokuslah pada solusi. - Sampaikan [SOLUSI_YANG_DITAWARKAN] dengan jelas. - Berikan timeline/estimasi waktu penyelesaian masalah. - Berikan instruksi apa yang harus dilakukan customer selanjutnya (misal: kirim foto/video unboxing). ### 3. CLOSING & RECOVERY Tutup percakapan dengan meninggalkan kesan positif. - Tawarkan bantuan lain jika ada. - Harapan agar kejadian tidak terulang. ### 4. VARIASI SCRIPT Buat 3 opsi respon dengan nuansa berbeda: - Opsi 1: Singkat & Padat (Cocok untuk chat cepat). - Opsi 2: Sangat Empatik & Penjelasan Lengkap (Cocok untuk customer yang sangat marah). - Opsi 3: Formal & SOP-based (Cocok untuk email resmi/marketplace). ## OUTPUT - 3 Variasi Script Balasan siap copas. - Tips psikologi menghadapi tipe customer tersebut. - Checklist data yang perlu diminta ke customer untuk memproses keluhan.